グローバル化が進む現代において、香港の会社との連携や取引は日常的なものとなりつつありますが、ビジネスコミュニケーションの基本である「電話」を取り次ぐには、日本の常識とは異なる独特な商習慣や文化が影響しているため注意が必要です。香港は、地理的にも文化的にも東洋と西洋が交差するユニークな場所であり、この特性はそのまま会社の文化、電話応対のマナーにも表れる場合がありますので、日本の会社での電話を取り次ぐマナーがそのまま通用するとも限りません。そこで今回は、香港でスムーズに電話を取り次ぐマナーをご紹介していきます。
まず知っておきたいのは、香港のビジネス文化は「スピードと効率」を何より大切にしている、ということです。これは、国際金融センターとしての競争意識や、昔のイギリス領時代の名残から来ています。ですから、向こうから会社に電話をかけてくる人は、「早く、的確な対応」を期待しています。何度も保留にしたり、たらい回しにしたりする対応は、「非効率だ」「時間の無駄だ」と思われかねません。そのため、電話の取り次ぎを行う際には、要件をすばやく把握し、可能な限り一回で担当者へ取り次ぐ、担当者がいない場合は「いつ対応できるか」をハッキリ伝えることが、信頼関係を築くための最初の一歩になります。加えて、相手の時間を尊重するため、電話口で長々と待たせることは、極力避けるべき行動だと言えるでしょう。
次に、香港では広東語と英語が主要なビジネス言語として使われており、近年では中国大陸との取引が増えたことから、北京語（標準中国語）も使われる機会が増えています。この多言語環境が、電話の取り次ぎを一層複雑にしている側面があるため、応対する側は、まずどの言語で話されているかを瞬時に判断し、適切な言語で挨拶をすることが肝心です。特に、英語で話しかけられた場合でも、相手が英語を母国語としない可能性も考慮し、聞き取りやすい、丁寧な発音で話すことが大切になります。さらに、聞き取りにくい場合は、臆せずゆっくり話してもらうようお願いするのもプロの対応です。また、担当者が広東語話者であったとしても、相手が英語でかけてきているなら、その言語で対応を続けるのが自然な流れであり、担当者に取り次ぐ際にも、相手の言語情報を正確に伝える必要があります。
そして、香港のビジネスパーソンは、肩書を重要視する傾向があります。電話を取り次ぐ時には、相手の役職や名前を正確に聞き取り、担当者に伝えることはもちろん、担当者本人も、相手の肩書を意識した上で対応することが望ましいです。ただし、日本の会社のように「部長様はいらっしゃいますか？」といった確認の仕方はせず、直接的に「Mr. Chen, President（陳社長）」のように、名前と役職をセットで呼ぶのが一般的です。ですので、電話を受ける時には、相手の情報を正確に把握し、担当者が準備万端の状態で電話に出られるよう、要点を手短に伝える必要があります。この情報伝達の正確さこそが、香港のビジネスでプロ意識を示す大切なポイントになり、担当者がスムーズに会話に入れるよう、正確に情報を取り次ぐことが、良い印象に繋がります。
また、香港では、日本ほど形式的なお詫びの言葉を連発することはなく、むしろ「申し訳ありません」を多用しすぎると、かえって自信がない、または事態を把握していないと見なされる恐れがあります。担当者が不在の場合でも、「ただいま席を外しております」と伝えた上で、すぐに「折り返しお電話いたしましょうか？」あるいは「メッセージを承りましょうか？」といった具体的な代替案を提案することが大切です。単に「不在です」で終わらせず、次に何をすべきかを明確にすることが、スピード重視の会社文化に合った対応であり、相手への気遣いにもなります。
これらの複雑な要素を考えると、香港とのビジネスで電話応対の質を上げることは、そのまま会社のイメージに直結すると言っても過言ではありません。特に、多忙なビジネスパーソンが社内の電話取り次ぎに時間を取られるのは、本来の仕事の効率を下げてしまう原因にもなりかねません。こんな問題を解消して、いつもプロの対応をキープするためには、外部のサービスを上手に使うのも一つの手です。例えば、しっかり教育を受けたスタッフが多言語に対応してくれて、香港のビジネス文化を理解した上で、素早く正確に会社の電話を取り次ぐ、電話取次ぎサービスは、業務効率を大幅に向上させる強力なサポートツールとなります。このサービスを使えば、社員は本業に集中でき、香港からの大切な電話を逃すこともなく、高いレベルのビジネスマナーを維持できるでしょう。
香港の会社の電話を取り次ぐ際には、「スピード」「正確な情報伝達」「多言語への配慮」、そして「肩書への敬意」がマナーの基本となります。これらの要素を理解し、実践することが、香港の会社運営やビジネスの成功を収めるための重要な鍵となるでしょう。
